Um die angelegten Artikel in der Kassen-Oberfläche anzeigen zu lassen, gehe auf Einstellungen – Kasseneinstellungen – Oberflächendesign.
In der Übersichtsliste siehst Du die Vorlagen, die Du immer ändern kannst. Dafür klicke einfach auf das Bearbeiten-Symbol mit dem blauen Bleistift.
Du kannst auch eine eigene Vorlage erstellen. Dafür klicke auf TEMPLATE ERSTELLEN. Mehr Informationen findest Du in der Anleitung “Oberflächendesign“.
Gehe auf Einstellungen – Grundeinstellung – Systemeinstellungen und klicke auf Rechnungseinstellungen (A4). Hier kannst Du die Texte für den Header und für die Kopf- und Fußzeile festlegen. Mehr Informationen findest Du im Tutorial “Rechnungseinstellungen“.
Im 3POS-Kassensystem kannst Du die Optionen für jede Deiner Kassen separat einstellen. Dafür gehe auf Einstellungen – Grundeinstellung – Systemeinstellungen und klicke auf Kassen Optionen.
Dann wählst Du einfach die nötige Kasse aus und klickst auf das Bearbeitungszeichnen. Dir stehen unterschiedliche Optionen zur Verfügung. Die genaue Beschreibung geben wir in der Anleitung “Kassen Optionen“.
Im 3POS-Kassensystem kann man verschiedene Drucker für unterschiedliche Zwecke einstellen. Dafür gehe auf Einstellungen – Druckereinstellungen – Drucker-Manager. Dort klicke auf +ERSTELLEN und wähle einfach die Art des Druckers aus: Kassendrucker, Orderbon Drucker, Etiketten Drucker oder Virtueller Drucker. Dir stehen zahlreiche Optionen zur Verfügung. Mehr Informationen findest Du in der Anleitung “Drucker-Manager“.
Um eine neue Bon-Vorlage zu erstellen, gehe auf Einstellungen – Druckereinstellungen – Bon Vorlage. Dann klicke auf das PLUS-Symbol. In dem Tutorial “Bon Vorlage” erzählen wir auch, welche Informationen unbedingt auf dem Bon stehen müssen.
Die Zertifikatslaufzeit für die TSE ist abgelaufen. Du hast eine neue TSE-Einheit besorgt. Nun muss man auch die TSE-Einstellungen im Kassensystem ändern.
Gehe dafür auf Einstellungen → Fiskalisierung → Fiskalgeräte. Dann wähle ein bestimmtes TSE-Gerät aus, welches neu initialisiert werden muss. Nun stecke die Karte in das TSE-Modul und klicke auf “SPEICHERN”.
Die alte Karte muss archiviert werden!!!
Jetzt ist es wichtig, Deine Kasse nochmal mit der TSE zu verknüpfen. Der alte TSE-Klient muss gelöscht werden und dann neu angelegt werden.
Starte den Drucker neu und dann melde dich am Kassensystem ab und an.
Bei der Hybridlösung von TSE dauert es ein bisschen, bevor alle Änderungen übertragen werden.
Wichtig! Alte abgelaufene TSE ist 10 Jahre aufzubewahren. Dies ist gesetzlich vorgeschrieben und dient der Steuerprüfung.
Mehr Informationen über die TSE findest Du in der Anleitung “TSE aktivieren“.
Gehe dafür auf Buchhaltung → Kassenbuch. Dann klicke auf +ERSTELLEN, um einen neuen Kassenbucheintrag zu erfassen. Hier wählst du die Kassen ID und den Steuersatz aus, gibst die Art der Belege und den Bruttobetrag in Euro ein, trägst die Belegnummer und das Datum ein. In der Anleitung “Kassenbuch” erfährst du, wie das Kassenbuch richtig auszufüllen ist.
Faktura ist das Modul, in dem du Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und Proformarechnungen erstellen kannst. Mehr Informationen darüber findest du in der Anleitung.
Sie sind im 3POS-Kassensystem Finanzamt konform gespeichert. Alle ausgestellten Rechnungen findest du, wenn du in der linken Übersicht auf Buchhaltung → Rechnungen klickst. Die Übersichtsliste kann man als PDF-Datei oder Excel-Tabelle hochladen. Mehr Informationen findest du in der Anleitung.
Die Abkürzung TSE bedeutet eine sogenannte technische Sicherheitseinrichtung. TSE ist eine Pflicht für alle elektronischen Registerkassen geworden. Was bedeutet das für dein Unternehmen und warum dein Kassensystem dank TSE immer finanzkonform bleibt? Alle Antworte sind hier zu finden.
Gehe zuerst auf Buchhaltung → Kassenbuch. Klicke dann auf den Button „KOMPLETTEN MONAT ABSCHLIESSEN“. Du wirst gefragt, ob du sicher bist, dass du alle Einträge für den ganzen Monat festschreiben willst.
Wichtig! Nachträglich können die festgeschriebenen Kassenbewegungen nicht geändert und nicht gelöscht werden!
Mehr Informationen findest du in der Anleitung “Monatsabschluss“.
Gehe auf Buchhaltung → Einstellungen → Buchungssätze. Hier hast du die Möglichkeit, neue Buchungssätze anzulegen, bisherige Buchungssätze zu bearbeiten oder zu löschen. Wenn du den Buchungssatz anlegen möchtest, musst du das Konto von Ihrem Datenschnittstelle angeben. Dann gib den Kontoname an. Mehr Informationen findest du in der Anleitung “Kassenbuch“.
Um den Zugang zum Managerbericht zu bekommen, gehe auf Buchhaltung → Tagesabschluss. Dort klicke auf der Benutzeroberfläche auf den Menüpunkt mit dem Namen „Managerbericht drucken“. Wähle dann das beliebige Datum aus und klicke unten auf das Symbol mit dem grünen Männchen.
Der Managerbericht wird erzeugt. Dieser Report sieht ähnlich aus wie der Z-Bericht (Finanzbericht) bzw. Tagesabschluss. Der wichtigste Unterschied besteht darin, dass im unteren Teil des Berichtes findet man zusätzlich die Kassenübersicht.
Mehr Informationen findest du in der Anleitung “Managerbericht“.
Gehe dafür ins Hauptmenü und wähle Buchhaltung → Tages-Abschluss aus. Im geöffneten Fenster klicke auf „Tagesabschluss drucken“. Das Fenster „SCHICHT BEENDEN“ taucht auf. Klicke jetzt auf „WEITER“. Jede Rechnung wird zusammengerechnet. Hast du etwas vergessen? Klicke auf den grünen Knopf, um den neuen Eintrag zu erfassen.
Ist alles korrekt? Dann klicke auf SCHICHT BEENDEN + TAGESABSCHLUSS DRUCKEN.
Mehr Informationen findest du in der Anleitung “Tagesabschluss“.
Gehe auf Buchhaltung → Tages-Abschluss. Um die Tagesabschluss-PDF-Datei hochzuladen, wähle das „Tagesabschluss-Archiv“ aus. Jetzt klicke auf den letzten Tagesabschluss und dann auf das Herunterladen-Symbol. Auf dem Bildschirm siehst du den täglichen Finanzbericht – Z-Bericht.
Wie ein Z-Bericht aufgebaut ist? Das zeigen wir hier.
Gehe dafür auf Kasse (Einzelhandel oder Gastronomie). Das Fenster „SCHICHT STARTEN“ taucht auf.
Aktiviere die Option “Bargeld zählen”. So kannst du das Bargeld selbst zählen und genau verzeichnen, wie viele Münzen und Geldscheine du in der Kasse hast?
Dann klicke auf „SCHICHT STARTEN“. Mehr Informationen findest du in der Anleitung “Schicht-Start“.
Du kannst den Anfangsbestand der Kasse selbst festlegen.
Dafür musst du einen neuen Kassenbucheintrag erfassen. Gehe ins Hauptmenü und klicke auf Buchhaltung → Kassenbuch.
Klicke oben rechts auf das PLUS-Symbol. Hier trägst du den Kassenbucheintrag ein. Mehr Informationen findest du in der Anleitung “Schicht-Start” (Schritt 4).
Gehe auf Buchhaltung → DATEV → DATEV Schnittstelle.
Mehr Informationen findest du in der Anleitung “DATEV-Schnittstelle“.
Klicke auf der linken Seite des Bildschirmes auf Buchhaltung → Kassenbuch und dann auf +ERSTELLEN, um einen neuen Kassenbucheintrag zu erfassen.
Du kannst gleichzeitig mehrere Kassenbucheinträge erstellen. Dafür klicke einfach auf HINZUFÜGEN.
Fertig? Nun kannst Du auf „SPEICHERN“ klicken.
Klicke auf der linken Seite des Bildschirmes auf Kasse Gastronomie. Auf der rechten Seite siehst Du nun die Modulfläche. Finde dort das Icon “Kassenbuch-Eintrag erfassen”. Die Bedeutung der Symbole in der Modulfläche erklären wir in der Anleitung “Funktionenfläche“. Klicke auf das Icon, um einen Kassenbuch-Eintrag zu erfassen.
Wichtig! Das Abschöpfen ist nur innerhalb der Schicht oder während des Tagesabschlusses zulässig! Sonst können Fehlbeträge oder Kassenüberschüsse auftauchen. Wir empfehlen, alle Kassenbuch-Einträge während des Tagesabschlusses einzutragen. So kann man den aktuellen Barbestand der Kasse gleich ansehen.
Beispiel: Stellen wir uns vor, dass der Lieferant schon nach dem Tagesabschluss kommt. Versuche bitte in dieser Situation nicht sofort, einen neuen Kasseneintrag zu erfassen. Das führt im Endeffekt zum Fehlbetrag oder zum Kassenüberschuss. Starte eine neue Schicht, um einen neuen Eintrag richtig zu erstellen.
Mehr Informationen dazu findest Du in der Anleitung “Abschöpfung“.
Gehe zuerst auf Buchhaltung → Einstellungen → Buchungssätze.
Klicke nun auf BUCHUNGSSATZ ANLEGEN.
Gib die Nummer für das Buchungskonto, den Kontonamen (z.B. Bezahlung Personal) und die Kostenstelle (z.B. Personalverwaltung) ein.
Ein blaues Häkchen auf der rechten Seite bedeutet, dass das Konto aktiv ist.
Klicke auf HINZUFÜGEN, sobald Du fertig bist.
WICHTIG!
Wenn wir einen neuen Kassenbuch-Eintrag erzeugen, wird dieser unter dem Punkt „Konto“ aufgelistet. Diese Auflistung hat aber nichts mit den DATEV-Konten zu tun.
Mehr dazu unter Buchungssätze und DATEV-Schnittstelle.
Das Herzstück deiner Kasse sind die Artikel und ihre Daten. Diese sollten stets aktuell bleiben, sodass deine Preise und Steuersätze korrekt sind. Um einen Artikel anzulegen, gehe in der linken Übersicht auf Warenwirtschaft → Stammdaten → Artikel. Dann klicke auf +ERSTELLEN. Detaillierte Informationen findest du in der Anleitung.
Gehe auf Warenwirtschaft – Stammdaten – Zutatengruppen und klicke auf die Schaltfläche +ERSTELLEN.
In dem erscheinenden Fenster kannst Du jetzt die Zutatengruppe benennen und das gewünschte Icon und die Farbe auswählen. Fertig? Dann klicke auf „Erstellen“, um die Daten zu speichern.
Mehr dazu findet man in der Anleitung “Zutaten: Rezepturen und Warenkontrollsystem“.
Gehe auf Warenwirtschaft – Stammdaten – Zutaten, um die Zutaten anzulegen. Dann klicke auf +ERSTELLEN.
Jetzt kannst Du einen Namen und alle wichtigen Daten eingeben. Nehmen wir als Beispiel den Burger.
Die Hauptzutat eines Burgers ist natürlich das Patty, auch Hacksteak genannt. Stellen wir uns vor, dass unser Restaurant Patties selbst macht. Die Hackfleischmenge für ein Patty mittlerer Größe liegt bei 150 g. Nun erstellen wir die Zutat namens Rinderhackfleisch.
Dein Restaurant kauft Rinderhackfleisch zum Beispiel beim Metzger. Als Einkaufseinheit wählen wir in diesem Fall – Kilogramm – aus. Dann verkaufst Du das Fleisch als Burger an den Kunden. Es wird sinnvoll, Gramm als Verkaufseinheit zu speichern.
Unter Verkaufseinheiten geben wir 1 ein.
Deine Zutat gehört zur Gruppe „Burger“, die Du früher schon erstellt hast.
Dann wähle die Art des Produktes aus und kreuze das Kästchen „Ist Zutatenkomponente“ an.
Klicke nun auf HINZUFÜGEN, um alles zu speichern.
Mehr Informationen dazu findet man in der Anleitung “Zutaten: Rezepturen und Warenkontrollsystem“.
Beim Verkauf von Getränken gibt es Besonderheiten zu beachten. Stellen wir uns vor, dass wir Cocktails anbieten, zum Beispiel – Aperol Spritz. Für jeden Cocktail benötigen wir 40 ml Aperol. Wir gehen auf Warenwirtschaft – Stammdaten – Zutaten, um alles Nötige anzulegen. Dann klicken wir auf +ERSTELLEN.
Als Einkaufseinheit wählen wir Flasche aus, als Verkaufseinheit – Liter. Unter dem Punkt Verkaufseinheiten geben wir 0,7 (Flaschengröße) ein.
Mehr Informationen dazu findet man in der Anleitung “Zutaten: Rezepturen und Warenkontrollsystem“.
Nachdem die Zutaten erstellt wurden, kommt man zum nächsten Schritt. Wir erstellen eine Rezeptur, zum Beispiel für den Burger. Dafür gehen wir auf Warenwirtschaft – Stammdaten – Artikel und suchen nach dem Burger oder erstellen einen Artikel mit diesem Namen. Dann klicken wir auf das Icon mit dem blauen Stift, um den Artikel zu bearbeiten.
Dann klicken wir auf >, um nach rechts zu scrollen.
Dort finden wir die Leiste „REZEPTUREN“. Nun suchen wir die Zutaten, die wir früher angelegt haben und klicken auf das PLUS-Icon, um diese hinzuzufügen.
Für unseren Burger benötigen wir 150 Gramm Rinderhackfleisch. Unter „Verwendete Menge“ geben wir dann 0,15 ein.
Selbstverständlich kann es bei der Vorbereitung von Speisen zu einem Überschuss kommen. Unter „Verschwendete Menge“ kann man zusätzlich eingeben, wie viel dieser Überschuss ungefähr beträgt.
Anhand dieser Anweisungen erstellt man die ganze Rezeptur für den Artikel.
Mehr Informationen dazu findet man in der Anleitung “Zutaten: Rezepturen und Warenkontrollsystem“.
Ein Kunde kauft bei uns einen Burger. Wir gehen auf Kasse Gastronomie, wählen den Tisch aus, dann klicken auf den Burger, senden die Bestellung in die Küche. Der Käufer bezahlt. Jetzt vergleichen wir die Lagermenge vor und nach dem Kassenvorgang. Diese Informationen findet man unter Warenwirtschaft – Stammdaten – Zutaten – Rinderhackfleisch – Bearbeiten (Icon mit dem blauen Stift).
Mehr Informationen dazu findet man in der Anleitung “Zutaten: Rezepturen und Warenkontrollsystem“.
Wenn man zum Beispiel Burger verkauft, ist es wichtig zu wissen, ob alle Zutaten in ausreichender Menge da sind. Und hier kommt das Warenkontrollsystem ins Spiel.
Wir gehen auf Warenwirtschaft – Stammdaten – Zutaten, wählen eine bestimmte Zutat aus, klicken auf WARENKONTROLLSYSTEM und dann auf Bestandskontrolle. Hier sieht man die Lager, die zur Verfügung stehen. Wir klicken auf das Icon mit dem Zahnrad.
Nun gib den Soll Warenbestand ein. Zum Beispiel dieser Wert – 100 kg Rinderhackfleisch – soll erreicht werden. Dann tippe den Mindestbestand ein, der mindestens am Lager verfügbar sein sollte. Sagen wir – 30 kg Rinderhackfleisch. Sinkt der Wert darunter, wird automatisch eine neue Bestellung ausgelöst.
Lieferantenliste erstellen
Dann gehe auf LIEFERANTEN und klicke auf das PLUS-Icon.
Klicke auf SPEICHERN, sobald Du fertig bist.
Auf dieselbe Art bearbeiten wir andere Zutaten.
Mehr Informationen dazu findet man in der Anleitung “Zutaten: Rezepturen und Warenkontrollsystem“.
Wir bestellen die nötigen Zutaten für unseren Burger beim Lieferanten. Dafür gehen wir auf Warenwirtschaft – Lagerverwaltung – Waren bestellen.
Dann geben wir eine Referenznummer ein, wählen Lieferanten, das Lager und das Datum aus. Zusätzlich kann man auch bestimmte Anweisungen an den Lieferanten schreiben. Nachher klicken wir auf BESTELLUNG VORBEREITEN.
Nun setzen wir ein Häkchen gegenüber ALLE ANZEIGEN. Unsere neue Bestellung taucht auf.
Wir sehen, dass es sich aktuell zum Beispiel 30 kg Rinderhackfleisch im Lager befinden. Um den Soll Warenbestand zu erreichen, muss man noch 70 kg Fleisch bestellen. Die Verpackungseinheit unseres Lieferanten ist Karton. In einem Karton befinden sich fünf Packungen mit dem Rinderhackfleisch. Insgesamt – 5 kg.
Bestellmenge VPE = Anzahl der in der Bestellung enthaltenen Kartons.
Im Ergebnis bekommen wir 14 Kartons, die 70 kg Rinderhackfleisch beinhalten.
Klicke nun auf BESTELLUNG ERSTELLEN & ABSCHLIESSEN.
Bestellung abschicken
Gehe jetzt auf Bestellungen anzeigen. Dort siehst Du Deine Bestellung mit dem Status „Waiting“. Klicke auf das Icon mit dem blauen Auge, um diese Bestellung an den*die Lieferant*in zu senden.
Der Status „Completed“ wird nicht automatisch festgelegt. Dafür gehe auf Warenwirtschaft – Lagerverwaltung – Wareneingang und klicke auf BESTELLTE WARE. Nutze den Orders Scanner oder finde einfach deine Bestellung in der Liste. Dann scrolle nach rechts und finde das Icon mit dem blauen Auge. Nach dem Klicken auf das Icon, taucht das Fenster „Übersicht Artikelbestellung“.
Bitte prüfe die eingegebenen Informationen und bestätige die Bestellung, indem Du auf das Disketten-Icon klickst. Gehe nun auf Warenwirtschaft – Lagerverwaltung – Waren bestellen – Bestellungen anzeigen. Der Status der Bestellung wurde geändert.
Mehr Informationen dazu findet man in der Anleitung “Zutaten: Rezepturen und Warenkontrollsystem“.
Die Kasse von 3POS besteht aus:
In der Anleitung “Kassenmodule” erzählen wir dir, was unser Kassensystem alles kann.
Die Bestellung an der Kasse kannst du einfach mit der Taste STORNO annullieren. Klicke auf den ersten Artikel, den du stornieren möchtest. In einem Pop-Up Fenster wähle den Grund aus. Klicke auf STORNIEREN, sobald du fertig bist. Wiederhole diesen Schritt mit allen Artikeln, die annulliert werden sollen.
Wurde der Verkauf schon durchgeführt? Dann führe folgende Schritte durch:
Wer darf stornieren? Wo stellt man die Stornogründe ein? Die Antworte findest du in der Anleitung “Storno”.
Der Kellner muss angeben, dass der Rest tatsächlich zum Trinkgeld gehört. Dafür aktiviert man bei der Zahlung das Feld „Rest ist Trinkgeld“, indem man auf die weiße Kugel klickt. Die Kugel verfärbt sich rot. Dann wird der Kassenbon ausgedruckt. Auf der Quittung sieht man die Zeile “Zurück”. Die Geldsumme, die dort angezeigt wird, ist das Trinkgeld.
Wichtig! Das Trinkgeld läuft nicht in den Umsatz der Kasse, sondern wird direkt an den Kellner ausgezahlt. Eine detaillierte Anleitung findet man hier.
Bei unbaren Zahlungen wird das Geld direkt aus dem Barbestand der Kasse entnommen, beziehungsweise aus dem Kassenbuch. Der Kellner entnimmt das Geld, welches bei unbaren Zahlungen anfällt, direkt aus seinem Kellner-Portemonnaie. Das bedeutet für Dich als Gastronom, dass das Trinkgeld bei den unbaren Zahlungen direkt aus der Kasse kommt. Der Barbestand wird demzufolge automatisch verringert.
Wo sind diese Informationen im 3POS-Kassensystem zu finden? Dafür gehe einfach auf Buchhaltung – Kassenbuch. In der Liste mit den Kassenbuch-Einträgen siehst Du, wie viel Trinkgeld Deine Mitarbeiter bekommen haben.
Alle Trinkgelder, die Gäste mit Münzen und Scheinen bezahlt haben, werden in das 3POS-Kassensystem aufgelistet. Das kannst Du kontrollieren, wenn Du auf Buchhaltung – Trinkgeldübersicht gehst. Dort kannst Du nach dem Namen des Kellners und nach dem Datum suchen.
Der Hauptbereich, in dem Du mit den Reservierungen arbeitest, heißt Reservierungsmaske. Um sie zu finden, gehe auf Reservierungen → Reservierungen. Dort kannst Du alle Buchungen sehen, verwalten und hinzufügen. Um eine neue Reservierung anzulegen, klicke einfach auf +ERSTELLEN. Eine detaillierte Beschreibung findest Du hier.
Bei der Kassennachschau können folgende Unterlagen geprüft werden:
Alle wichtigen Dokumente und Dateien findest Du direkt im 3POS-Kassensystem. In dem Tutorial “Unangekündigte Kassennachschau” haben wir extra eine Tabelle erstellt, um Dich für die unangemeldete Kassennachschau bestens vorzubereiten. Sie befindet sich am Ende der Anleitung.
