Artikel anlegen

Aktuelle Artikeldaten sind das Fundament Deines Verkaufs. Nur mit gepflegten Stammdaten stellst Du sicher, dass Deine Preise und Steuersätze immer stimmen. In dieser Anleitung erfährst Du, wie Du neue Artikel schnell und unkompliziert in Dein 3POS-Kassensystem einpflegen kannst. Also los!

Stammdaten #

Um einen neuen Artikel anzulegen, klicke oben links (direkt neben dem 3POS-Logo) auf das Menü-Symbol. 

Navigiere anschließend in der Übersicht auf der linken Seite zu Warenwirtschaft → Stammdaten → Artikel.

Wähle nun +ERSTELLEN aus, um einen neuen Datensatz anzulegen

Hier kannst Du nun alle relevanten Informationen und Details zu einem Artikel hinterlegen.

• Die Europäische Artikel Nummer (EAN) kann schnell mittels Einscannens des Barcodes erfasst und angelegt werden. Um eine automatische Nummer zu erzeugen, klicke einfach rechts auf das STRICHCODE Symbol.

Im Regelfall besteht die EAN aus 13 Ziffern. Für besonders kleine Produkte verwendet man aber die EAN-8. 

Wichtig! Lieferanten schreiben normalerweise direkt vor der EAN-Nummer noch eigene Informationen (Buchstaben und Ziffern). Achte bitte darauf, dass Du nur die EAN-Nummer eingibst. Das ist genau die Nummer unter dem Barcode.

• Dann hinterlegst Du die interne Artikelnummer, die für die systemweite Zuordnung Deines Artikels genutzt wird.
• Nun trägst Du einen Namen für den Artikel ein. 

Wichtig! Unsere Empfehlungen für die Benennung von Artikeln:

empfohlen: alphanumerische Zeichen des englischen Alphabets: a-z, A-Z, 0-9.

passt nicht: alle Sonderzeichen!

• Wähle nun die passende Warengruppe aus. 

Bitte beachte: Im 3POS-Kassensystem kann jeder Artikel nur einer einzigen Warengruppe fest zugeordnet werden. 

• Die Funktion ÜBERSETZUNG ARTIKELNAME ist kein Muss, aber manchmal ein notwendiges Feature. 
• Name auf Bestellbon: Trage im nächsten Feld den Namen ein, der auf dem Bestellbon erscheinen soll.

Profi-Einstellung: Wenn Du eine Übersetzung für die Küche benötigst, aktiviere den Pfad: Einstellungen ➔ Grundeinstellung ➔ Systemeinstellungen ➔ Globale Kassen Optionen ➔ Übersetzung.

• Preise und Kalkulation: Gib nun die Preisinformationen pro Einheit ein:

Netto-Einkaufspreis: Dein Einkaufspreis ohne MwSt.

Brutto-Verkaufspreis: Der Endpreis für Deine Kunden inklusive MwSt.

Die Marge in Prozent wird automatisch berechnet, sobald Du beide Werte eingetragen hast. 

• Einheiten festlegen. Unter den Punkten Einkaufs- und Verkaufseinheit bietet Dir das Kassensystem volle Flexibilität. Wähle hier je nach Art Deines Artikels die passende Einheit aus, zum Beispiel:

Stück (für abgepackte Ware oder einzelne Gerichte)

Kilogramm (für Gewichtsartikel)

Liter (für offene Getränke)

Meter (für Meterware)

So stellst Du sicher, dass sowohl Dein Lagerbestand als auch die Abrechnung am Ende exakt stimmen.

• Das Feld „Verkaufseinheiten“ (Umrechnungsfaktor). In diesem Feld definierst Du die genaue Menge, die beim Verkauf eines Artikels vom Bestand abgezogen oder berechnet wird.

Wie es funktioniert: Wenn Deine Grundeinheit „Kilogramm“ ist, Du aber eine feste Portion von 250 g verkaufst, trägst Du in dieses Feld 250 ein.

Der Nutzen: Das System weiß nun, dass ein verkaufter Artikel genau 0,250 Einheiten der Lagerware entspricht.

Beispiel Getränke: Wenn Du eine Flasche Wein hast (Grundeinheit Liter) und ein Glas mit 0,2 l verkaufst, würdest Du hier 200 für ml eintragen.

• Steuersatz und DATEV-Zuweisung. Die korrekte steuerliche Zuordnung ist die Basis für Deine Buchhaltung. Gehe dabei wie folgt vor:

1. Steuersätze definieren (Vorbereitung): Bevor Du den Artikel zuweist, müssen die Steuersätze im System hinterlegt sein. Diese erstellst Du unter: Buchhaltung ➔ Einstellungen ➔ Steuersätze. Klicke dort auf „Steuersatz anlegen“, vergib einen eindeutigen Namen (z. B. MwSt. 19%) und trage den entsprechenden Prozentsatz ein.

2. DATEV-Schnittstelle konfigurieren: Damit Dein Steuerberater die Daten später fehlerfrei übernehmen kann, ist die korrekte Kontenzuordnung unter den DATEV-Einstellungen zwingend erforderlich!!! Achte darauf, dass jedem Steuersatz die richtige Kontonummer (Erlöskonto) zugewiesen ist.

3. Am Artikel auswählen: Wähle nun direkt im Artikelstamm den passenden Steuersatz aus dem Drop-down-Menü aus.

• Bietest Du Artikel auch zum Mitnehmen an? Aktiviere dann den Haken „Abweichender Steuersatz beim Außer-Haus-Verkauf“.

Beispiel: Das ist zum Beispiel bei Milchmischgetränken wichtig, damit das System beim Außer-Haus-Verkauf automatisch den korrekten reduzierten Steuersatz anwendet. 

• Das Feature „Tagesbericht Bestandskontrolle“ ist für alle relevant, die exakt wissen müssen, wie viel von einem jeweiligen Produkt noch vorhanden ist. Du trägst einen Anfangsbestand ein und mit Aktivierung der Bestandskontrolle weist das Kassensystem Dich darauf hin, sobald der Artikel nicht mehr verfügbar ist.

• Waagen-Einstellungen. Wenn Du Artikel nach Gewicht verkaufst, nutzt Du diese beiden Optionen:

Wiegung aktiv: Wenn Du diesen Haken setzt, erkennt das System, dass der Artikel gewogen werden muss. Beim Antippen an der Kasse wird automatisch das Gewicht von der angeschlossenen Waage abgefragt oder Du wirst zur Eingabe des Gewichts aufgefordert.
Tara aktiv (Tara in kg): Hier kannst Du ein Festgewicht für die Verpackung hinterlegen (z. B. 0,020 für eine 20g-Schale).

• Pfandhinterlegung: Wähle im Zusatzfeld die passende Pfandgruppe aus. Damit wird der Pfandwert beim Verkauf automatisch auf den Preis aufgeschlagen und steuerlich korrekt verbucht.

• Um die Herkunft Deiner Artikel zu verwalten, kannst Du einen Produzenten zuweisen. Erstelle die Hersteller zuerst unter Warenwirtschaft ➔ Lagerverwaltung ➔ Hersteller. Wähle dann beim Artikel im Feld Produzentenname den passenden Hersteller aus.

• Du kannst jedem Artikel zusätzlich eine Artikelbeschreibung hinzufügen. Dies ermöglicht es Dir, ergänzende Informationen direkt beim Produkt zu hinterlegen.

• Im unteren Bereich findest Du das Feld für den Orderbon-Drucker. Beachte bitte: Jede Warengruppe kann nur einem bestimmten Drucker zugeordnet werden.

• Die Angabe der Zubereitungszeit in Minuten bietet Deinem Team eine wertvolle Orientierung und hilft dabei, die Abläufe im Service besser zu koordinieren.

• Du kannst für jeden Artikel auch ein passendes Icon auswählen, damit er auf der Kassenoberfläche optisch schneller erkennbar ist.

• Bestimme die Optik selbst: Du kannst für jeden Artikel eine eigene Artikelfarbe wählen. 

• Wähle im nächsten Schritt die passende Produktart (z. B. Speise oder Getränk) aus.

• Wenn du die Option „Preiseingabe automatisch öffnen“ aktivierst, erscheint beim Verkauf des Artikels ein Eingabefenster. So kannst Du den Preis direkt beim Bonieren flexibel anpassen, ohne erst in die Einstellungen wechseln zu müssen.

• Wenn Du die Option „Gewichts-/Anzahleingabe automatisch öffnen“ aktivierst, öffnet sich beim Verkauf ein Fenster zur Eingabe der Menge oder des Gewichts des Artikels. Das ist ideal für Artikel, die nach Kilogramm oder Stückzahl abgerechnet werden, damit Dein Team den Wert direkt beim Kassieren erfassen kann. Ein klassisches Beispiel für die Anwendung dieser Funktion ist Spargel oder Rinderfilet (nach Gewicht).

• Setze einfach den Haken bei der Option „Aktiv“, damit der Artikel in der Kassenoberfläche sichtbar wird. Erst durch diese Aktivierung wird er für den Verkauf freigeschaltet und kann beim Kassieren ausgewählt werden.

• Durch die Aktivierung der Optionen „Chargennummer“ und „Mindesthaltbarkeitsdatum aktiv“ stellst Du die lückenlose Rückverfolgbarkeit Deiner Bestände sicher und vermeidest Lebensmittelverschwendung. Sobald diese Funktionen aktiv sind, fragt das System beim Wareneingang automatisch nach der spezifischen Losnummer und dem Verfallsdatum.

• Mit der Option „Seriennummern Abfrage“ kannst Du für jeden Artikel eine individuelle Kennnummer erfassen (individuelle Gutscheincodes, Garantie-Nachverfolgung von Elektrogeräten). 

Sobald diese Funktion aktiv ist, öffnet sich beim Wareneingang und beim Verkauf automatisch ein Fenster zur Eingabe der Nummer.

Beim Verkauf:

• Wähle unter dem Punkt „Barcodes mit variabler Gewichtung/Preis“ die passende Option für den Artikel aus:

Standard: Für Artikel mit festem Stückpreis. Die Kasse nutzt den im System hinterlegten Preis.

Gewichts-Barcode: Für lose Ware (z. B. Obst, Fleisch), die nach Kilogramm abgerechnet wird. Die Kasse liest das Gewicht aus dem Barcode und berechnet den Preis basierend auf dem hinterlegten kg-Preis.

Preis-Barcode: Für Artikel, bei denen das Etikett bereits den fertigen Endpreis enthält (häufig an Frischetheken). Die Kasse übernimmt diesen Betrag direkt ohne weitere Berechnung.

• Warenname Abfrage: Wenn Du diese Option aktivierst, öffnet sich beim Auswählen des Artikels ein Eingabefenster „Artikelname /Buchungsnummer“. Du kannst den Namen des Artikels direkt während des Verkaufsvorgangs individuell anpassen.

• Pagernummer-Pflicht: Wenn diese Option aktiviert ist, erzwingt das System bei jedem Verkauf die Eingabe einer Pager-Nummer. Es erscheint automatisch ein Fenster mit einer Eingabemaske, sobald der Artikel gebucht wird.

• Artikel ist nicht rabattierbar: Diese Einstellung dient dazu, Bedienfehler beim Kassieren zu verhindern. Wenn diese Option aktiviert ist, wird der Artikel für jegliche Preisnachlässe gesperrt.

Auswirkung auf die Kasse: Sobald der Artikel im Verkauf ausgewählt wird, verschwindet die Rabatt-Option (bzw. die entsprechende Schaltfläche) automatisch von der Oberfläche der Kassenmodule.

• Artikelpreis kann nicht geändert werden. Diese Option sorgt dafür, dass der hinterlegte Verkaufspreis an der Kasse absolut feststeht und nicht manuell überschrieben werden kann.

Auswirkung auf die Kasse: Ist diese Funktion aktiviert, wird das Icon „Preis“ unter der Modulfläche ausgeblendet, sobald dieser Artikel ausgewählt ist.

• Auszahlartikel: Bei der Aktivierung dieser Funktion wird der Artikel so behandelt, dass Geld aus der Kasse ausgegeben statt eingenommen wird (z. B. bei Pfandrückgabe)

• Buchungsnummer Pflichtfeld

Bei der Aktivierung dieser Funktion erzwingt die Kasse beim Verkauf des Artikels die Eingabe einer Buchungsnummer. Ohne diese Eingabe kann der Artikel nicht gebucht werden.

Optionale Regular Expression Validierung der Buchungsnummer – Dieses Feld dient zur automatischen Prüfung der eingegebenen Nummer. Hier kannst Du ein technisches Muster (einen „Code“) hinterlegen, das festlegt, wie die Buchungsnummer aussehen muss (z. B. „muss immer 5-stellig sein“ oder „muss mit zwei Buchstaben beginnen“).

• Altersabfrage: Mit dieser Funktion kann festgelegt werden, ob beim Verkauf eines Artikels eine Alterskontrolle durchgeführt werden soll. Es stehen drei Optionen zur Auswahl:

Deaktiviert: Keine Alterskontrolle beim Verkauf.

Altersabfrage 16 Jahre: Prüft, ob der Kunde mindestens 16 Jahre alt ist (z. B. für bestimmte alkoholische Getränke).

Altersabfrage 18 Jahre: Prüft, ob der Kunde mindestens 18 Jahre alt ist (z. B. für Spirituosen oder Tabakwaren).

Preis-/Größenmatrix #

Neben dem Reiter „STAMMDATEN” in der oberen Zeile gibt es noch weitere Optionen.

Du kannst Artikel mit verschiedenen Varianten anlegen, z. B. Schuhe in unterschiedlichen Größen und Farben oder unterschiedliche Portionsgrößen wie Kinderteller. Unter PREIS-/GRÖSSENMATRIX trägst Du den Verkaufspreis (inklusive Steuern) für jede Größenvariation ein. Du kannst entweder aus bereits vorhandenen Größenvariationen auswählen oder eine neue Variation erstellen, indem du auf +ERSTELLEN klickst.

Produktbild im 3POS-Kassensystem festlegen #

Wenn Du auf PRODUKTBILD klickst, kannst Du für Deinen Artikel ein Bild hinterlegen, das später in der Kassenoberfläche angezeigt wird. Um ein Bild hochzuladen, fahre mit der Maus über UPLOAD IMAGE (Bild hochladen) und wähle die Datei aus. Zusätzlich kannst Du bis zu vier weitere Bilder für den Artikel hochladen, um Varianten oder Details zu zeigen.

Um ein Bild im Kassensystem zu speichern, klicke auf HINZUFÜGEN.

🡪Tipp: Der Hintergrund sollte möglichst ausgeschnitten sein. Achte zudem darauf, dass das Bild nicht zu groß ist. Orientiere Dich dafür an den Kacheln. 

Es wird empfohlen, die beiden unteren Kacheln zu wählen und das Bild mittig zu platzieren. Ansonsten könnte das Bild den Text verdecken.

Vorsicht! Inhaltsstoffe/ Allergene richtig kennzeichnen  

Laut einer Statista-Umfrage litten im Jahr 2020 mehr als 12 Millionen Deutsche ab 14 Jahren an einer Allergie.Allergenkennzeichnungen sind ein Muss für Gastronomen in Deutschland. Unter dem Punkt „ZUSATZINFORMATIONEN“ findest Du die 17 häufigsten Auslöser von Lebensmittelunverträglichkeiten und Allergien. Diese kannst Du bei der Artikelanlage einfach auswählen. Hier hast Du zudem die Möglichkeit, verschiedene Inhaltsstoffe anzugeben.

Buchhaltungskonten #

Hier trägst Du die Kontonummer für Artikelumsätze, den Buchungsschlüssel für Mehrwertsteuer und die Kostenstelle ein.

Hinweis: Dies funktioniert nur, wenn in der Finanzbuchhaltung die Kontenzuordnung mit dem Punkt “Einzelumsätze anzeigen” aktiviert wurde!

Gestaffelte Preise #

Gestaffelte Preise ermöglichen es, für einen Artikel unterschiedliche Preise oder Rabatte abhängig von der gekauften Menge festzulegen. 

Um gestaffelte Preise anzulegen, öffne die Warenwirtschaft und gehe zu Stammdaten. Wähle Artikel bearbeiten oder erstelle einen neuen Artikel. Unter der Schnellübersicht siehst Du verschiedene Optionen. Bewege die Ansicht nach rechts, bis Gestaffelte Preise angezeigt wird, und klicke darauf.

Klicke auf Neuen Eintrag hinzufügen. Dann gib die Menge von und Menge bis ein. Wähle anschließend eine der folgenden Optionen: Rabatt in % oder Preis pro Einheit (in Euro). Klicke auf Speichern, damit die festgelegte Preisstaffel aktiv wird.

Beim Klicken auf Preise zurücksetzen werden die Felder Rabatt in % und Preis pro Einheit gelöscht. Die Mengenangaben bleiben dabei unverändert.

Schnellübersicht #

Die Schnellübersicht ist bei jedem erstellten Artikel verfügbar und kann über die Warenwirtschaft aufgerufen werden. Gehe dazu auf Warenwirtschaft → Stammdaten → Artikel → Artikel bearbeiten.

Die erste Zeile im Artikel ist die Schnellübersicht. Um diese vollständig zu öffnen, klicke auf die Zeile selbst bzw. auf das Statistik-Icon in dieser Zeile.In der Schnellübersicht werden Hauptstatistiken und zentrale Artikeldaten angezeigt. Dazu gehören unter anderem die Verkäufe der letzten 7 Tage, der Umsatz sowie die verkaufte Menge. Diese Kennzahlen werden grafisch dargestellt, um einen schnellen Überblick zu ermöglichen.

Weiter rechts in der Schnellübersicht werden die Hauptinformationen zum Artikel angezeigt. Dazu zählen unter anderem die Zuordnung zu einer Warengruppe, die Angabe, seit wann sich der Artikel im Sortiment befindet, wann er zuletzt verkauft und zuletzt aufgefüllt wurde sowie die Information, ob für den Artikel gestaffelte Preise hinterlegt sind.

Abschließend werden die Bestandsdaten des Artikels angezeigt. Hier ist insbesondere der aktuelle Vorrat ersichtlich, sodass der Lagerbestand jederzeit schnell überprüft werden kann.

Artikel-Liste #

Die vollständige Liste der Artikel findest Du unter Warenwirtschaft → Stammdaten → Artikel.

Tipp: Möchtest Du einen Artikel nachträglich bearbeiten oder löschen, klicke in der Artikelsuche rechts neben dem Artikel auf das Bearbeitungssymbol mit dem blauen Bleistift oder auf den Papierkorb.

Wichtig! Damit die neu eingestellten Artikel/Warengruppen in der Kasse sichtbar sind, müssen sie zuerst im Oberflächendesign eingestellt werden.