Der Gutschein ist ein effektives Instrument zur erfolgreichen Kundenbindung. Bei dem Erstellen muss man aber richtig aufpassen. Verkauft ihr Einzweck- oder Mehrzweckgutscheine? Welcher Steuersatz passt? In dieser Anleitung erklären wir, wie du mit dem 3POS-Kassensystem die Gutscheine fehlerfrei ausstellen und einlösen kannst.
Einzweck- oder Mehrzweck-Gutscheine? #
Zuerst ist es wichtig, die Unterschiede zwischen den sogenannten Einzweck- und Mehrzweck-Gutscheinen zu verstehen, um die umsatzsteuerlichen Stolpersteine leicht zu überspringen. Die Hauptfrage hier lautet: Entsteht eine Umsatzsteuer beim Verkauf oder beim Einlösen des Gutscheins?
| Einzweck-Gutschein | Mehrzweck-Gutschein |
| gilt als einzelner Artikel (bestimmter Steuersatz) | gilt für jeden Steuersatz |
| Der Ort der Lieferung oder Dienstleistung sowie die geschuldete Umsatzsteuer stehen fest. | Der Ort der Leistung und/oder der leistende Unternehmer und/oder der Leistungsgegenstand stehen nicht fest. Die geschuldete Umsatzsteuer ist nicht bestimmbar. |
| Umsatzsteuer entsteht beim Verkauf! | Umsatzsteuer entsteht beim Einlösen! |
| Beispiel: Kinogutschein, Autowäsche | Beispiel: Restaurantbesuch, Geschenkgutschein von Parfümerie |
Wichtig! Vergiss bitte nicht, dass die Umsatzsteuersenkung auch Auswirkungen auf die Beurteilung von Gutscheinen hat. Frage lieber deinen Steuerberater, wenn du dir nicht sicher bist!
Gutscheine mit dem 3POS-Kassensystem ausstellen #
In deiner früheren Kasse hattest du Gutscheine verkauft. Nun möchtest du sie in deiner neuen Kasse speichern.
1. Zuerst gehe ins Hauptmenü und wähle Warenwirtschaft → Stammdaten → Gutscheine aus. Im geöffneten Fenster klicke auf „Gutschein ausstellen“.
2. Nun gebe den Gutscheinkarten-Wert ein und suche nach den Kunden-Namen, wenn dieser Gast schon einmal etwas bei dir gekauft hat. Sonst kannst du einfach das Feld leer lassen oder den neuen Kunden in der Kundenverwaltung hinzufügen.
3. Du kannst den Gutschein ausstellen und sofort ausdrucken, indem du rechts auf den zweiten grünen Knopf klickst.
4. Der Voucher wurde erfolgreich erstellt. Nun siehst du auf dem Bildschirm die Übersicht der ausgestellten Gutscheine. Hier kann man kontrollieren, wie viele Gutscheine noch nicht eingelöst wurden.
5. Hast du aus Versehen vergessen, den Gutschein auszudrucken? Keine Sorge. Das kannst du noch machen. Wähle einfach den nötigen Gutschein aus und klicke auf das Icon mit dem blauen Auge.
Wichtig! Bei der Ausstellung der Gutscheine ändern sich die Umsätze in der Kasse nicht. Der finanzkonforme Verkauf der Gutscheine müssen deine Mitarbeiter nur direkt in der Kassenoberfläche (Gastronomie oder Einzelhandel) realisieren.
Gutscheine unwiderruflich entwerten #
Jeder Gutschein kann unwiderruflich auf 0€ gesetzt werden. Dafür gehe auf Warenwirtschaft → Gutscheine, wähle einen Gutschein aus und klicke auf das Auge-Symbol. Das folgende Fenster taucht auf. Klicke nun auf die Funktion “GUTSCHEIN ENTWERTEN”.
Wichtig! Die Entwertung des Gutscheins wird nicht buchhalterisch erfasst. Demzufolge muss man selbst die Buchhaltung darüber informieren.
Gutscheine in der 3POS-Kasse verkaufen #
Ein Kunde möchtet ein schönes Geschenk für seine Eltern zum Geburtstag machen. Er kommt zu deinem Steakhaus, um den 50 Euro Gutschein zu erwerben. Du kannst den Gutschein direkt in der Kasse verkaufen. Dafür gehe auf Kasse Gastronomie. Dort in der Funktionenfläche findest du das Symbol „Gutscheine“.
Es sieht so aus:
Klicke auf das Zeichen. Das folgende Fenster taucht auf (siehe unten).
Nun gebe den Wert des Gutscheins ein, schreibe die Anmerkungen und klicke auf GUTSCHEIN ERSTELLEN. Dann gehe auf das EURO-Symbol, um den Gutschein zu verkaufen. Zuerst wirst du gefragt, ob du Im Haus oder Außer-Haus verkaufst.
Für die Mehrzweck-Gutscheine ist das nicht relevant, wie du die verkaufst. Umsatzsteuer entsteht nur beim Einlösen!
Nachdem wirst du direkt zur Bezahlung weitergeleitet.
Gutscheinkarten im 3POS-Kassensystem erstellen #
Wie unterscheidet man Gutscheine und Gutscheinkarten? Die Gutscheinkarten vorbereitet man im Voraus für die Produktion in der Druckerei. Dafür braucht man QR-Codes, die du leicht mit dem 3POS-Kassensystem erstellen kannst.
1. Dafür gehe ins Hauptmenü und wähle Warenwirtschaft → Stammdaten → Gutscheinkarten aus. Im geöffneten Fenster klicke auf „Gutscheinkartencodes erstellen“.
2. Nun gebe die Anzahl der zu erstellenden Codes an und lade die Liste mit den Daten herunter.
3. Die Codes werden als Exceltabelle ausgegeben. Nun kannst du sie zum Drucken von Gutscheinkarten nutzen.
Dann schickt man diese QR-Codes mit der Vorlage zur Druckerei, so dass sie jede einzelne Karte mit dem separaten QR-Code erstellen kann.
